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EasyChair para la administración de los Congresos

Comercio Electrónico

EasyChair para la administración de los Congresos

Easychair

EasyChair[1] es un sistema de administración de congresos y conferencias académicas cuyo servidor se encuentra alojado en la Universidad de Mánchester en Inglaterra. La primera versión apareció en el 2002 y en dos años apenas fue utilizado en doce congresos; en el 2005, se utiliza sesenta y seis veces y desde entonces la demanda ha sido exponencial superando al día de hoy los cincuenta mil congresos con aproximadamente dos millones de usuarios[2].

EasyChair transparenta y facilita el proceso de aceptación de documentos de carácter científico mediante la automatización de actividades complejas como pueden ser el envío y recepción de documentos, la asignación a pares de revisión, la discusión en línea del documento, el envío de comunicados por segmentos de interés, creación de actas, generación y publicación del programa del congreso, generación de folletos con el programa, etc.

EasyChair tiene tres versiones dos de pago y una gratuita, pudiendo contar en las versiones de pago con una página web, soporte técnico, mayor espacio por documento, varios subtemas por congreso, etc. El precio varía en función del número de documentos que se esperan recibir.[3]

Cualquier persona puede crear una cuenta y enviar un documento, el proceso de creación de una cuenta es bastante sencillo, existe una guía de creación en la misma página web de EasyChair. Para ingresar un evento es necesario haber obtenido previamente una cuenta e ingresar los datos solicitados en la opción para una nueva instalación que hace referencia a un proceso de validación de la información sin que ello signifique que existe algún programa de descarga o instalación en servidor.

Realmente el potencial de EasyChair para la organización de congresos académicos se dislumbra en la revisión de pares, en donde el revisor puede sugerir los trabajos de su interés para que le sean asignados, la revisión se realiza de manera anónima, sin que los autores puedan conocer la identidad de los revisores. Una vez revisado el documento los autores recibirán un correo con las observaciones realizadas a su trabajo y la posibilidad de corregir o refutar antes de una revisión definitiva y aceptación o rechazo de su trabajo.

También se debe destacar el proceso de evaluación, ya que la parametrización realizada permite comparar la calidad de los trabajos presentados aunque temáticamente sean muy diferentes. Entre los parámetros utilizados están el grado de contribución técnica y la calidad del documento, la originalidad, la presentación del trabajo y el lenguaje empleado, su pertinencia, entre otros.

Idealmente al autor no le queda duda que su documento fue revisado y evaluado de manera técnica, y que la participación en el congreso es fruto del esfuerzo y dedicación invertidos.

Referencias:
1. http://easychair.org/
2. http://easychair.org/users.cgi
3. http://easychair.org/licenses.cgi