Integrar Drupal con SugarCRM mediante Webform

Drupal es un sistema de gestión de contenidos (CMS) escalable y modular, nos proporciona todo aquello que necesitamos para ofrecer una vista web para el público en general. Mediante los módulos existentes y desarrollos a medida se podría obtener toda la funcionalidad de SugarCRM. Sin embargo, esto llevaría un esfuerzo innecesario de implantación y desarrollo.

SugarCRM al contrario se asemeja más a una herramienta ofimática típica con un potencial enorme en sus módulos de ventas, mercadeo y soporte. SugarCRM tiene un módulo de Interesados que guarda información de contacto (nombres, número de teléfono, correo electrónico, etc) que puede ser utilizada por toda la organización a la que sirve.

WebForm es un módulo para crear formularios y encuestas en Drupal, cuyos resultados se almacenan en una base de datos con la posibilidad de exportarlos a Excel u otras aplicaciones en archivo csv. Una vez que el formulario se ha creado se puede configurar para que las respuestas sean enviadas automáticamente a uno o varios buzones de correo electrónico.

Implentar cada módulo de manera independiente nos puede ocasionar más de un inconveniente como la duplicidad de información de contacto del cliente o peor aún que unas áreas o personas tengan acceso a la información y otras no o cuenten con información desactualizada.

La integración busca evitar el paso intermedio en el que se tenga que transferir manualmente la información de contacto desde Drupal hacia la base de datos de clientes en SugarCRM, esto se realiza automáticamente por Drupal utilizando el módulo Webform2Sugar.

Para la integración se asume que se tiene instalado y funcionando Drupal y SugarCRM:

En Drupal se deben realizar los siguientes pasos:

  • Instalar y habilitar Webform
  • Instalar y habilitar Webform2Sugar
  • Crear un nuevo formulario con Webform en Drupal, la ruta es: Contenido–>Añadir Contenido–>Webform, le damos un “Título” y clic en “Guardar“. Agregamos los campos necesarios.
drupal webform
drupal webform

En nuestro caso el Webform será de “Contacto” y tendrá los campos nombre, apellido, email, asunto, cuerpo del mensaje.

A continuación creamos una campaña en SugarCRM cuya ruta es: Mercadeo–>Campañas–>Crear Campaña

crear campaña
crear campaña

La campaña recién creada nos genera una ID que vamos a necesitar más adelante, la manera más sencilla es copiar el código que se genera en la URL.

identidad de campaña
identidad de campaña

El ID aparece entre “record=” y el símbolo “&”. Es un código en estructura similar a: “b93f96b1-0e52-eac7-cff1-4f0e1fcadc39”. Si estamos utilizando campañas ya realizadas, debemos ingresar a la que nos interesa y navegar entre campañas con los botones “Próximo” y “Anterior” para que nos aparezca el código.

Integración Drupal SugarCRM

En Drupal ingresamos el URL de la instalación de SugarCRM y el código recién obtenido en Formulario–>Contacto–>Formulario Web–>SugarCRM

integracion drupal sugarcrm
integracion drupal sugarcrm

Luego de dar clic en “Enviar” agregamos las relaciones existentes entre el formulario recién creado y SugarCRM para ello le damos clic en “Add Sugar CRM Mapping

campos relacionados
campos relacionados

Listo tenemos integrado nuestro formulario de “Contacto” con “SugarCRM

Mostrar el formulario en bloque

Si quisieramos que el formulario aparezca en un bloque dentro de la página Web, habilitamos la opción de mostrar en bloque.
Para ello nos vamos a Drupal en Contenido–>Formulario–>Formulario Web–>Opciones de formulario–>Opciones Avanzadas–>Disponible como bloque
Finalmente en Estructura–>Bloques buscamos el bloque y lo habilitamos en la región deseada.

 

Listo, tenemos nuestro formulario web en línea listo para ser usado y no necesitamos crear usuarios especiales dentro de nuestra web para quien desee revisar un contacto; por su puesto que los miembros de nuestra organización requieren de permisos de usuario para acceder a SugarCRM pero eso es parte del manejo de las relaciones con el cliente que deseamos darle a la organización.

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